Planejamento: O remédio certo para a improvisação compulsiva.
Uma das principais funções administrativas, o Planejamento é fundamental para as organizações. É desta função que parte todas as ações previstas, é dela também que temos a oportunidade de fazer uma análise mais profunda do mercado e da própria organização.
Como sabemos, as organizações nascem com propósitos às vezes não tão claros, da vontade dos seus fundadores, que nem sempre estão em consonância com o mercado, e não é a toa que infelizmente grande parte das empresas encerram suas atividades antes mesmo de funcionariam a pleno vapor. Logicamente isto ocorre por alguns fatores, mas a falta de planejamento com certeza é um deles.
Planejar não significa apenas buscar o registro dos detalhes para evitar esquecimentos. Mais do que isso, planejar é ordenar as ações. É estabelecer o passo a passo de maneira a ter uma seqüência lógica na realização de qualquer trabalho.
O planejamento começa com a formulação dos objetivos organizacionais, e estes estão ligados a visão desta organização, aos seus propósitos futuros. A elaboração dos objetivos tem seus pontos chaves, que começam com a análise tanto do ambiente interno da empresa, quanto o ambiente externo, não adiantando planejar objetivos futuros “inalcançáveis” que certamente não serão cumpridos.
O erro muito comum é afirmar que o planejamento de uma empresa é muito difícil de fazer, e de cumprir. Não é difícil e sim trabalhoso, pois requer uma análise bem detalhada dos ambientes. É um exercício que envolve toda a organização e tem que ser construído a várias mãos, capitaneado e definido pela liderança da empresa. Isto toma tempo, esforço, até mesmo determinado custo, mas que é compensado pela minimização dos erros futuros e economia de tempo e recursos.
Todo planejamento deve sofrer um acompanhamento, o mesmo não é estático, pode ser alterado, e este acompanhamento está ligado ao controle, outra função administrativa, mas principalmente aos resultados esperados, resultados estes que irão fazer com que os objetivos sejam alcançados ou não.
Como dito inicialmente, a grande maioria das organizações não faz planejamento, e vão andando de acordo com o que é apresentado no seu dia a dia, ou seja, em um ritmo de improvisação compulsiva. Como sabemos, tudo que é improvisado acaba sempre saindo mais caro que o planejado. O retrabalho é enorme e o custo também. Afinal de contas, planejar é mais barato que improvisar compulsivamente!
E isso pode ser explicado: A constante falta de tempo da maioria dos gestores das empresas para tomar decisões estratégicas e as delegar a seus subordinados é real e, por meio de um processo de “otimização profissional”, somente assuntos do domínio do gestor são tratados prioritariamente, deixando para depois demandas desconhecidas e/ou “menos importantes”. Assim, por associação, aquilo que entendemos hoje como falta de tempo é, na realidade, falta de planejamento.
Portanto, se considerarmos que a falta de planejamento leva o gestor a não ter mais tempo para, por exemplo, tomar decisões estratégicas ou conhecer alternativas dos diferentes modelos de gestão que o mercado apresenta, compreendemos por que o planejamento (assim como a própria área de qualidade nas empresas) mesmo percebida como importante, ainda é um paradigma para a alta direção das organizações, sendo pouco valorizada e implementada. Mas isto é assunto para outro artigo!
Faça um planejamento para sua empresa! Ela tanto crescerá atingindo seus objetivos, quanto economizará em recursos que hoje são desperdiçados, infelizmente, pelas improvisações compulsivas que sua falta de tempo (planejamento) lhe impõe.
